Firmar en un papel en blanco y luego tomarle una foto y enviarla por WhatsApp o correo eléctronico lo pone en un riesgo que a veces se ignora: darles “papaya” a los ciberdelincuentes para que roben su identidad. Eso en la práctica es que puedan, por ejemplo, sacar varias líneas de teléfono a su nombre o realizar trámites que simplemente exijan la firma.
A lo anterior se le conoce como fraude por suplantación y es importante que tenga en cuenta las soluciones que el mundo digital ha creado para firmar con un mayor nivel de seguridad y que nadie se haga pasar por usted. Esas dos soluciones son la firma digital y la electrónica.
Esta última opción es un mecanismo a través del cual se valida o aprueba un documento, pero no necesariamente garantiza la autenticidad del firmante ni la integridad de la información, debido a que no existe un tercero de confianza que lo apruebe.
En este tipo de firma hay un paquete de datos que contienen referencias de la persona como el IP del computador, el correo electrónico, el número del móvil, datos que dan muestra de quién ha firmado; sin embargo, no hay una certificación de identidad de la persona, por lo que podría considerarse, en algunos casos legales, un dibujo (cuando se hace en Word, Paint u otra aplicación).
Por su parte, la firma digital es el equivalente a nivel funcional de una firma autenticada ante un tercero de confianza en el mundo físico, pero todo esto garantizando la seguridad y autenticidad de un documento electrónico.
El registro que se obtiene trae los datos cifrados y encriptados de la persona, que confirman su identidad: se obtiene desde el número de identificación hasta otros datos solicitados de quien envía el registro. Es una firma legalmente válida, gracias a la información que arrastra.
Juan Duarte, gerente de comunicaciones de Andes SCD, señala que no es recomendable, por ejemplo, que un gerente de una compañía utilice una firma electrónica, al menos exigiría que el mecanismo de autenticación y validación de esta sea muy robusto por el riesgo que se asume.
“Ahora bien, siempre que el mecanismo sea robusto y eficaz recomendaría las firmas electrónicas para aquellos procesos de firma de documentos que por su naturaleza no requieren tanto valor probatorio a nivel legal”.
También explica que los cuidados de ciberseguridad que debe tener la gente con su firma digital son:
– Entender que la firma digital es personal e intransferible
– Las contraseñas deben estar protegidas, lo más recomendable es memorizarlas.
– Comunicarse con la entidad que otorga la firma digital en caso de sentir que ha sido vulneradas.
“No todas las firmas electrónicas garantizan los mismos niveles de seguridad, por lo que es importante hacer uso de mecanismos que permitan vincular la firma y la identidad del firmante con el documento, y garanticen la integridad del documento”.
¿Cómo firmar un documento en formato PDF, por ejemplo? Abra el archivo con el aplicativo Acrobat Reader DC., ingrese en la sección de herramientas y seleccione certificados. Clic en Firmar Digitalmente y rellene con el cursor el espacio donde quedara la firma. Seleccione su certificado digital e ingrese la contraseña de ser necesario.
¿Cómo se obtienen?
Para la firma digital, empresas especializadas en este servicio (como es el caso de Andes SCD) cuentan con canales telefónicos y digitales por medio de los cuales se puede recibir asesoría, soporte técnico o comercial. El proceso de solicitud es un trámite que no tarda más de diez minutos.
“Nuestra compañía ofrece firmas digitales o electrónicas, el proceso es sencillo, la recomendación es utilizar siempre un tercero de confianza acreditado ante ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), es decir, una entidad de certificación digital”.
Otra opción es el servicio de firma electrónica basado en la nube de Adobe, Adobe Sign, en el que solo se necesita introducir las direcciones de correo electrónico de los firmantes, llenar los campos para recopilar las firmas electrónicas, pulsar enviar y listo.
En Latinoamérica, ambas firmas tienen validez jurídica; sin embargo, en algunos casos, por una cuestión de ley, se rige el uso de la firma digital.
Beneficios de estas dos firmas
1- Cumplen con altos estándares de seguridad estrictos, debido a que utilizan tecnologías avanzadas.
2- Se pueden enviar y firmar documentos de manera más segura desde cualquier lugar y dispositivo.
3- Reducen los costos y los empleados aumentan la productividad. Además, se ahorra papel.
Fuente: El Colombiano
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