El edificio ubicado en la esquina de la calle 16 con carrera 18 se convirtió en el nuevo escenario para la organización del archivo general y de gestión de la Alcaldía de Yopal. Son en total 700 metros cuadrados disponibles en 3 plantas, espacio que permitirá la organización de 1.362 metros lineales de archivo que representan unas 6.000 cajas y 15.840 carpetas.
Este edificio se suma a la lista de escenarios recuperados por el actual gobierno local y puestos al servicio de la ciudadanía. El bien inmueble llevaba cerca de 25 años sin ser intervenido con labores de mantenimiento, a pesar de que durante varios años allí funcionaron dependencias como la Secretaría de Educación. Para su adecuación la cuadrilla de trabajadores de la Secretaría General realizó labores de renovación del techo, resane de paredes, renovación del sistema eléctrico, pintura interna y externa así como la subsanación de filtraciones.
La Secretaria General de la Alcaldía, Aydee Soler Sanabria, destacó que en este edificio funcionará de aquí en adelante el área administrativa del archivo, los archivos de gestión de la Oficina Asesora Jurídica, la Secretaría de Salud, la Oficina Asesora de Planeación y parte del archivo central, lo que representa un 30% del archivo que registra actualmente la Administración Municipal.
La adecuación y puesta en funcionamiento de este edificio es un hecho sin precedentes en la historia administrativa de la ciudad, teniendo en cuenta que los gobiernos locales antecesores no le brindaron la importancia suficiente a la situación, lo que generó el colapso de las instalaciones de las dependencias gubernamentales, toda vez que cada una de ellas debió adecuar pasillos, baños, sótanos y demás lugares improvisados para la ubicación de las cajas y carpetas.
Pero la organización del archivo de la Alcaldía de Yopal no para aquí, la Secretaría General continúa en la estructuración e implementación de acciones que permitan dar una solución definitiva a esta situación. Para ello busca disponer de un área adicional para la organización de los 3.500 metros lineales faltantes, es decir en promedio 14.000 cajas.
Sumado a esto, en el mes de noviembre se tiene previsto hacer la entrega del Plan Institucional de Archivos (PINAR), El cual es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad. Como herramienta de planeación para la coordinación archivística, fija importantes elementos que permiten la Planeación Estratégica para el proceso de Gestión Documental.
Adicionalmente, se contempla la adquisición de un software que permita iniciar el proceso de digitalización del archivo y el manejo de esos documentos digitales, mediante el aprovechamiento de las nuevas tecnologías y así contribuir de manera contundente en la modernización de la operatividad del ente territorial.
